Le télétravail s’est développé depuis la crise du Covid-19 et a ouvert des possibilités de déduction fiscale.

Des millions de salariés travaillent désormais au moins une journée par semaine depuis leur domicile. Conscientes que cette forme de travail peut attirer des talents, certaines entreprises décident même de couvrir les frais de travail à la maison de leurs employés. Quelles sont les règles applicables ?

La mise en place du télétravail dans l’entreprise

Le télétravail peut être instauré dans le cadre d’un accord collectif ou d’une charte élaborée par l’employeur qui précise :

• Les conditions de passage en télétravail ;
• Le mode d’acceptation par le salarié de la mise en œuvre du télétravail ;
• Le mode de contrôle du temps de travail ;
• Les plages horaires pendant lesquelles le salarié en télétravail peut être contacté ;
• Le mode d’accès des travailleurs handicapés, des salariées enceintes et des salariés aidants d’un enfant ou d’un proche au télétravail.

Sans accord collectif ou de charte, l’employeur et le salarié peuvent convenir de recourir au télétravail. Leur accord peut être formalisé par tout moyen et prendre la forme d’une clause de travail ou d’un avenant au contrat par exemple.

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le comité social économique (CSE) doit être consulté avant l’instauration du télétravail.

Les différentes formes de télétravail

Il faut savoir qu’il existe deux formes de télétravail. Celle retenue par l’entreprise figure dans l’accord collectif ou la charte établie par l’employeur.

Le télétravail régulier permet aux salariés d’avoir une régularité dans l’emploi du temps. Il peut représenter 1 à 2 jours par semaine par exemple.

Le télétravail occasionnel consiste à faire quelques jours ou semaines par an en télétravail.

L’employeur ou le salarié peut-il refuser le télétravail ?

L’employeur est en droit de refuser le télétravail. Plusieurs cas sont à distinguer.

Si le télétravail a été mis en place par accord collectif ou charte, l’employeur qui refuse d’accorder le télétravail à un salarié qui pourrait en bénéficier doit exposer les motifs de sa réponse.

Si la mise en place du télétravail n’est pas liée à un accord collectif ou une charte, l’employeur n’est pas tenu d’expliquer les raisons de son refus.

Autre cas : lorsque la demande de télétravail émane d’un travailleur handicapé, d’un salarié aidant d’un enfant ou d’un proche, l’employeur doit indiquer les motifs de son refus.

Quant au salarié, il peut refuser un passage en télétravail. En retour, l’employeur n’est pas en droit d’invoquer ce motif pour rompre le contrat de travail.

Les frais induits par le télétravail

Une fois mis en place, le télétravail génère des frais pour le salarié :

Des frais d’équipement

Ils regroupent l’achat ou l’entretien de matériel (ordinateur, imprimante, casque, etc.), le mobilier (bureau, chaise), les accessoires (écran, clavier, souris, etc.).

Les frais de connexion et de communication

Ces frais englobent l’abonnement Internet et l’électricité (éclairage, chauffage, refroidissement).

Les frais d’occupation

Il s’agit de la participation au loyer ou aux charges si un espace est aménagé pour travailler et des charges liées à l’occupation du domicile (eau, électricité, chauffage).

Les frais divers

Les frais divers sont notamment les fournitures de bureau (stylos, papier, cartouches d’encre) et les frais de déplacement.

Quelles sont les obligations de l’employeur à l’égard de ces frais ?

En France, le Code du travail impose à l’employeur de couvrir les frais professionnels, y compris ceux liés au télétravail. Cette prise en charge peut se faire de deux manières :

Le versement d’une indemnité forfaitaire

L’entreprise verse une somme fixe au salarié pour couvrir les frais estimés. Le montant doit être en lien avec les frais réels et prévu dans un accord collectif ou une charte.

Le remboursement au réel

Le salarié présente des justificatifs (factures, tickets, etc.) pour les dépenses spécifiques engagées dans le cadre du télétravail. Sont par exemple remboursables : les frais d’électricité et de chauffage supplémentaires, l’achat de fournitures ou de matériel de bureau non fourni par l’entreprise, la part des frais de connexion Internet utilisée à des fins professionnelles. Ce mode de remboursement est particulièrement adapté lorsque les frais sont variables ou spécifiques à la situation du salarié.

Ainsi, l’employeur peut choisir librement de verser une indemnité forfaitaire ou un remboursement au réel à condition que les frais engagés soient effectivement compensés. L’approche adoptée doit être clairement communiquée aux salariés, idéalement dans un document contractuel ou une charte de télétravail.

Les possibilités d’optimisation fiscale pour le salarié

La possibilité de déduire les frais d’allocation de télétravail pour le salarié dépend de son option ou non pour les frais réels ainsi que du versement ou non de la part de l’employeur d’une allocation couvrant les frais de télétravail.

Le salarié n’a pas perçu une allocation destinée à couvrir les frais

En cas d’option pour les frais réels, le salarié peut déduire les frais liés au télétravail à hauteur de 2,6 euros par jour.

Dans le cas contraire, il ne peut pas déduire ces frais et bénéficie d’un abattement de 10 % qui est automatiquement calculé par l’administration sur les montants déclarés dans la catégorie traitements et salaires.

Le salarié a perçu une allocation destinée à couvrir les frais

En cas d’option pour les frais réels, l’allocation versée est exonérée d’impôt sur le revenu. Il n’est pas possible de déduire les frais professionnels liés au télétravail mais seulement les autres frais professionnels, à condition de pouvoir les justifier.

Dans le cas contraire, l’allocation est exonérée d’impôt sur le revenu. Il n’est pas utile de la déclarer. Un abattement de 10 % s’applique sur les montants déclarés en traitements et salaires.

La liste des frais déductibles

Parmi les dépenses déductibles se rapportant au télétravail, il y a :

• L’achat de matériels, d’équipements et outillages nécessaires à l’exercice de l’activité professionnelle à domicile ;
• L’achat de consommables et d’imprimés ;
• Les dépenses de loyer à proportion de l’usage du bien à titre professionnel ;
• La souscription à un abonnement téléphonique et les frais de communication liés ;
• Les charges courantes (dépenses d’électricité, de chauffage et d’assurance habitation) ;
• Les éventuels travaux effectués dans une pièce utilisée pour l’activité professionnelle.

Même si dans les faits, il est rare que l’administration fiscale procède à des contrôles pointilleux sur les frais de télétravail, tous les frais déclarés doivent être justifiés.

Conseils pour le salarié souhaitant déduire ses frais de télétravail

Pour optimiser la prise en charge des frais de télétravail, le salarié a tout intérêt à les évaluer en identifiant précisément les dépenses supplémentaires engagées.

En l’absence d’indemnité de télétravail, il peut être intéressant d’échanger avec l’employeur et de vérifier si celle-ci est prévue dans la convention collective ou un accord d’entreprise. Concernant le matériel, légalement, l’employeur doit fournir les outils nécessaires à l’exercice de l’activité professionnelle. Il est conseillé de demander à l’entreprise si elle peut fournir ou financer l’équipement.

Pour y voir plus clair, il est préférable de tenir un registre des dépenses en commençant par lister les frais (date, nature, montant et proportion professionnelle) et en conservant tous les justificatifs utiles. Ces éléments aident les salariés à optimiser leur déclaration d’impôt.